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4 formas de saber si una reunión es necesaria

Las reuniones son una herramienta extremadamente útil para la toma de decisiones. Reunir a todas las partes involucradas en un ambiente común para decidir sobre algo permite encontrar las falencias de las ideas que surjan y aportar otras más efectivas.

Sin embargo, las reuniones también cuestan tiempo y dinero, y es por eso que no se puede realizar una reunión solo porque sí. Es necesario saber en qué momento son necesarios y en que otro momento no lo son.

1 – ¿Tienes claro el propósito de la reunión?

Necesitas tener muy en claro cuál es el propósito de la reunión que quieres organizar, ya que en caso contrario solo será redundante y no se aprovechará al máximo el tiempo.

Realiza una reunión cuando tienes que plantear una nueva solución a un problema, para hacer una tormenta de ideas, para anunciar algo importante en relación a la empresa, etc.

2 – ¿Tiene que ser a la fecha que elegiste?

Muchas veces algunas reuniones pueden retirarse con el fin de hacer algo más importante. Por ejemplo, si viene un evento importante en donde la empresa siempre está presente, posiblemente una reunión acerca de un producto nuevo que está por lanzar tiene poco que ver con esa actividad en donde todo el equipo está trabajando.

Define si tu reunión es en verdad importante para superponerlo por sobre otras actividades diarias.

3 – ¿Hay otra forma de comunicar la reunión?

A veces algunas reuniones no requieren que se pare todas las actividades de la empresa para anunciarse; muchas veces con un email o un video es más que suficiente para anunciarlo.

Piensa si esta reunión podría resumirse en una presentación, un artículo en un blog interno, o un video interno. De esa forma se podrá ahorrar algunas horas y tiempo de organización.

4 – ¿Qué pasa si la reunión no se hace?

Si la reunión que quieres planear no se hace, ¿qué consecuencias trae?. Si esta no trae ninguna consecuencia, es probable que a lo mejor no sea tan importante como uno piensa, y a lo mejor con un mail a todo el equipo es más que suficiente para anunciarlo.


Respondiendo a estas 4 preguntas, puedes tener un análisis más profundo de si vale la pena o no realizar esta reunión

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